На првото запознавање со деловната кореспонденција може да се добие впечаток дека ова е премногу комплициран систем. Всушност, различни видови на деловни писма органски одговараат на потребите на поединецот во интеракција.
Бизнис писмо за соработка
Првиот мост меѓу можните идни партнери, како по правило, е деловно писмо за соработка. Претставниците на двете фирми веќе можат да се запознаат и да ги спроведат прелиминарните преговори, но официјалниот контакт ќе биде писмото за соработка.
Важни поени за овој документ:
- жалба до одредено лице;
- упатување на состанокот или извор на информации за оваа фирма;
- резиме на суштината на предметот;
- табели, цени и други дополнителни информации е подобро да се испрати во апликацијата.
Бизнис писмо на состанокот
Ако е успешен, следниот чекор ќе биде деловно писмо на состанокот. Овој тип на бизнис писма може да го намали бројот на средните фази на преговорите и да влијае на успехот на претстојниот состанок. Заинтересираната страна треба да ги разгледа деталите на најмалите детали:
- прописи;
- агенда;
- артикулираат прашања за дискусија;
- да го набројат опсегот на секундарни прашања кои можат да се појават во процесот;
- да подготват информативни апликации, што е препорачливо за другата страна да ги прочита пред состанокот.
Ваквото разумно деловно писмо ќе помогне да се избегнат недоразбирања, несогласувања и други непријатни моменти кои можат да влијаат на исходот од преговорите. Врз основа на резултатите од преговорите, за состанокот е напишано уште едно деловно писмо - но веќе во форма на извештај за постигнатите резултати. Таа служи за истата цел: да се осигура дека партнерите правилно ги толкуваат постигнатите договори. Втората страна е поканета да го потврди записникот од состанокот или да направи амандмани, по правило, за еден ден.
Други видови на деловна кореспонденција
Со веќе воспоставените врски, најчесто, овие типови на деловни писма, како што се бизнис писмо-барање и, соодветно, писмо-одговор. Со какви било промени во аранжманите или кога се потребни дополнителни информации, една фирма испраќа друго писмо за барање.
За да се одржат постојните деловни односи или да се воспостават нови, се обезбедуваат такви видови на деловни писма како деловно писмо-покана и писмо за деловно рекламирање. Фирмата може да организира конференција, изложба, семинар и сл. - и да покани вистински и потенцијални партнери, во лицето на менаџментот или целиот тим. Ќе биде поевтино да се испрати писмо за продажба, но враќањето од него е многу помало.
Бизнис етикета вклучува писмо на благодарност како одговор на исполнувањето на барањето од страна на другата договорна страна или за друга соработка.
Некои типови на деловни преписки може да бидат потешки за пишување. Ова се:
- деловно писмо за одбивање;
- деловно писмо со извинување;
- деловно писмо;
- деловно писмо-барање.
Во овие документи, особено е важно да се задржи добронамерниот и почитуван тон. Што се однесува до писмото за барање, тогаш, според правилата на деловната етика, формуларот за изјаснување се користи дури и во оние случаи кога во животот ќе има побарувачка.
Што да барате во деловната конверзација:
- важен момент за секое деловно писмо е жалба до одредено лице, со точен напис на целото име, позиција, име на компанија;
- без оглед на тоа дали пишувате електронско деловно писмо или хартија - тоа треба да биде на компанијата меморандум со сите реквизити;
- етика, коректност и почит - единствениот прифатлив тон за деловни писма.
- писмото треба да се одржува во сува, деловна стил - подобро е да се избегнат емоционални промени од обичниот говор.
Бизнис писмо, напишано со овие нијанси на ум, ќе направи подобар впечаток за вашиот испраќач. И во деловниот свет, ова ќе помогне да се отворат вистинските врати.